Od czerwca 2012 roku dla sporządzenia pierwotnej sprawozdawczości pojawiła się możliwośćwykorzystania dokumentów elektronicznych N.P. Sp. z o.o. „Berlio”. Na podstawie Ustawy Republiki Białorusi od dnia 28.12.2009 r. nr 113-З „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie cyfrowym” z wykorzystaniem wydanego certyfikatu klucza elektronicznego podpisu cyfrowego, N.P. Sp. z o.o. „Berlio” jest uprawniona do stosowania dokumentów elektronicznych z użyciem elektronicznego podpisu cyfrowego za pomocą elektronicznego przyrządu cyfrowego centrum poświadczającego RUP„BelGIE”.
Szczegółowe dane o dokumentach elektronicznych i elektronicznym przyrządzie cyfrowym (EPC) można znaleźć na stronie Centrum poświadczającego RUP„BelGIE” www.edoc.by.
Aby rozpocząć użytkować dokumenty elektroniczne, należy:
1. Zawrzećporozumienie dodatkowe do umowy serwisowejza pomocą automatyzowanego systemuz N.P. Sp. z o.o. „Berlio” (dla umów, zawartych przed czerwcem 2012 roku).
2. ZawiadomićN.P. Sp. z o.o. „Berlio” o tym, że zgadzają się Państwo otrzymywać dokumentyelektroniczne z EPCN.P. Sp. z o.o. „Berlio” i sposobie ich otrzymania, w tym celu należy wypełnić zawiadomienie i przekazać oryginał na Bychowską55 albo pocztą.
3. Otrzymać odN.P. Sp. z o.o. „Berlio” legalizowany przyrząd programowy EPC (program BHSign v.1.0) aby sprawdzić stan nienaruszony dokumentu elektronicznego, a również certyfikat centrum poświadczającego, listę odwołanych lub wstrzymanych certyfikatów.
4. Zainstalować i nastawić przyrząd EPC zgodnie z załączoną do niego instrukcją.
W jaki sposób jest organizowana wymiana dokumentami elektronicznymi?
Dlaprzekazaniadokumentuelektronicznego klientowiN.P. Sp. z o.o. „Berlio”:
— sporządzadokument (zaświadczenie o sprzedaży lub fakturę) w postaci dokumentu elektronicznego, odpowiadającego wymaganiom UstawyRepubliki Białorusi nr 113-З „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie cyfrowym” i zawierającego obowiązkowe rekwizyty, przewidziane w Rozporządzeniu Prezydenta Republiki Białorusi nr 114 „O niektórych pytaniach stosowania pierwotnych dokumentów sprawozdawczych”;
— podpisujedokument elektronicznyz użyciem przyrządu EPCoraz kluczaEPC;
— otrzymanydokument elektronicznyi plik EPC (w formacie .sign) w postaci archiwowanej przekazuje przez kanał połączenia (na przykład, pocztą elektronicznąlub wykłada na stronie internetowej).
Po otrzymaniu dokumentu elektronicznegonależy:
— rozpakować z archiwum pliki z dokumentem elektronicznym i podpisem cyfrowym;
— sprawdzićdokument elektroniczny, żeby był nienaruszony, wykorzystując legalizowany przyrząd sprawdzaniaEPC;
— w pełnej mierze wykorzystywać dokument elektronicznydo sprawozdawczości księgowej, ponieważ zgodnie z art.22 Ustawy Republiki Białorusi nr 113-З od dnia 28 grudnia 2009 roku „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie cyfrowym” oryginalnydokument elektronicznyjest przyrównywany do dokumentu drukowanego, podpisanego własnoręcznie i posiada jednakową moc prawną.
W ten sposób wykorzystywanie dokumentu elektronicznegow zamian tradycyjnego dokumentu drukowanego pozwoli Państwu:
— znacznie skrócić czas na otrzymanie zaświadczenia sprzedaży, faktury oraz innych dokumentów;
— pozbyć się dużej ilości przechowywanych papierów;
— mieć gwarancję wiarygodności i autentyczności otrzymanej informacji.