Electronic document management

Od czerwca 2012 roku dla sporządzenia pierwotnej sprawozdawczości pojawiła się możliwośćwykorzystania dokumentów elektronicznych N.P. Sp. z o.o. „Berlio”. Na podstawie Ustawy Republiki Białorusi od dnia 28.12.2009 r. nr 113-З „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie cyfrowym” z wykorzystaniem wydanego certyfikatu klucza elektronicznego podpisu cyfrowego, N.P. Sp. z o.o. „Berlio” jest uprawniona do stosowania dokumentów elektronicznych z użyciem elektronicznego podpisu cyfrowego za pomocą elektronicznego przyrządu cyfrowego centrum poświadczającego RUP„BelGIE”. 

Szczegółowe dane o dokumentach elektronicznych i elektronicznym przyrządzie cyfrowym (EPC) można znaleźć na stronie Centrum poświadczającego RUP„BelGIE” www.edoc.by. 

Aby rozpocząć użytkować dokumenty elektroniczne, należy: 

1. Zawrzećporozumienie dodatkowe do umowy serwisowejza pomocą automatyzowanego systemuz N.P. Sp. z o.o. „Berlio” (dla umów, zawartych przed czerwcem 2012 roku). 

2. ZawiadomićN.P. Sp. z o.o. „Berlio” o tym, że zgadzają się Państwo otrzymywać dokumentyelektroniczne z EPCN.P. Sp. z o.o. „Berlio” i sposobie ich otrzymania, w tym celu należy wypełnić zawiadomienie i przekazać oryginał na Bychowską55 albo pocztą.

3. Otrzymać odN.P. Sp. z o.o. „Berlio” legalizowany przyrząd programowy EPC (program BHSign v.1.0) aby sprawdzić stan nienaruszony dokumentu elektronicznego, a również certyfikat centrum poświadczającego, listę odwołanych lub wstrzymanych certyfikatów. 

4. Zainstalować i nastawić przyrząd EPC zgodnie z załączoną do niego instrukcją. 

W jaki sposób jest organizowana wymiana dokumentami elektronicznymi? 

Dlaprzekazaniadokumentuelektronicznego klientowiN.P. Sp. z o.o. „Berlio”: 

— sporządzadokument (zaświadczenie o sprzedaży lub fakturę) w postaci dokumentu elektronicznego, odpowiadającego wymaganiom UstawyRepubliki Białorusi nr  113-З „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie cyfrowym” i zawierającego obowiązkowe rekwizyty, przewidziane w Rozporządzeniu Prezydenta Republiki Białorusi nr 114 „O niektórych pytaniach stosowania pierwotnych dokumentów sprawozdawczych”; 

— podpisujedokument elektronicznyz użyciem przyrządu EPCoraz kluczaEPC; 

— otrzymanydokument elektronicznyi plik EPC (w formacie .sign) w postaci archiwowanej przekazuje przez kanał połączenia (na przykład, pocztą elektronicznąlub wykłada na stronie internetowej). 

Po otrzymaniu dokumentu elektronicznegonależy: 

— rozpakować z archiwum pliki z dokumentem elektronicznym i podpisem cyfrowym; 

— sprawdzićdokument elektroniczny, żeby był nienaruszony, wykorzystując legalizowany przyrząd sprawdzaniaEPC; 

— w pełnej mierze wykorzystywać dokument elektronicznydo sprawozdawczości księgowej, ponieważ zgodnie z  art.22 Ustawy Republiki Białorusi nr  113-З od dnia 28 grudnia 2009 roku  „O dokumencie elektronicznym i elektronicznym podpisie cyfrowym”  oryginalnydokument elektronicznyjest przyrównywany do dokumentu drukowanego, podpisanego własnoręcznie i posiada jednakową moc prawną. 

W ten sposób wykorzystywanie dokumentu elektronicznegow zamian tradycyjnego dokumentu drukowanego pozwoli Państwu: 

— znacznie skrócić czas na otrzymanie zaświadczenia sprzedaży, faktury oraz innych dokumentów; 

— pozbyć się dużej ilości przechowywanych papierów; 

— mieć gwarancję wiarygodności i autentyczności otrzymanej informacji.